Forretningsorden for Elstrup / Elstrupskov Landsbylaug

Denne forretningsorden er at betragte som et sæt spilleregler, der gælder for bestyrelsens arbejde med udgangspunkt i og som tillæg til landsbylaugets vedtægter.

Reglerne tages op årligt ved det konstituerende møde og kan ændres af bestyrelsen.

Formål, tillæg til vedtægternes § 2:

Landsbylaugets bestyrelse vil arbejde for

  • at vores område vedbliver med at være et attraktivt og levende sted at bo og for, at området udvikler sig positivt med muligheder på lige fod med resten af kommunen.

  • at blive en naturlig sparringspartner og igangsætter af aktiviteter, som udspringer af medlemmernes ønsker og behov – herunder være behjælpelig med at søge økonomiske midler.

Bestyrelsen forventer til gengæld, at medlemmerne, dvs. områdets beboere, aktivt bidrager ved selvstændigt at indgå i og stå for de forskellige arrangements- aktivitets- og arbejdsgrupper.

Bestyrelsen, tillæg til vedtægternes § 5:

Landsbylaugets bestyrelsen konstituerer sig hurtigst muligt efter generalforsamlingen.

Formandens opgave:

  • at forberede, indkalde og lede bestyrelsesmøderne

  • at udforme dagsorden til bestyrelsens møder ud fra egne eller andre medlemmers ønsker

  • at være direkte kontakt til landdistriktsudvalget

I tilfælde af at formanden ikke kan være til stede ved et møde, hvor mødedato ikke kan ændres, aftaler formanden med ét af de andre bestyrelsesmedlemmer om at varetage opgaverne.

For det tilfælde at formanden har længevarende forfald, indkaldes 1. suppleant og bestyrelsen konstituerer sig på ny.

Kassererens opgaver:

  • at betale landsbylaugets regninger

  • at modtage eventuelle indtægter ved arrangementer, som bestyrelsen har ansvar for

  • at føre regnskab med landsbylaugets udgifter og indtægter

  • at udfærdige forslag til et evt. budget

  • at følge op på budget, der er godkendt

Kassereren kan i sit arbejde bistås af et andet bestyrelsesmedlem.

Sekretær opgaver:

  • at føre kort beslutningsreferat under møderne.

  • at sørge for at renskrevet referat fra møderne udgives på hjemmesiden

  • at tilføre og vedligeholde relevante informationer på hjemmesiden i samarbejde med webmaster

Opgaverne fordeles på møderne.

Bestyrelsens medlemmer kan få ekstraordinære udgifter dækket efter forudgående aftale med formanden.

Ansvaret for kontakt til de forskellige grupper fordeles mellem bestyrelsens medlemmer.

Bestyrelsen varetager landsbylaugets tarv udadtil og indadtil.

Møder:

Dagsorden til laugets ordinære møder skal minimum indeholde følgende punkter:

  1. Kommentarer til sidste referat

  2. Regnskab

  3. Opfølgning af gamle sager

  4. Nye sager

  5. Evt.

  6. Ny mødedato

Udsendes pr. mail til bestyrelsesmedlemmerne og sættes på hjemmesiden.

Evt. afbud til bestyrelsesmødet meddeles formanden og værten ved mødet.

Medlemmer kan få emner optaget på dagsordenen ved henvendelse til formanden.

Der kan normalt kun træffes beslutninger om sager, der fremgår af dagsordenen.

Bestyrelsen træffer beslutning ved simpel stemmeflerhed, men er kun beslutningsdygtig, når over halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Landsbylauget afholder møder efter behov.

Faste arrangements- og aktivitetsgrupper

Alle medlemmer kan henvende sig til landsbylaugets bestyrelse med ønske om at få en fast gruppe med ind under lauget og på laugets hjemmeside.

Grupperne bestemmer selv, hvordan de vil organiseres sig.

Grupperne kan udfærdige en enkelt beskrivelse af gruppens formål, organisering og arbejde, som med hjælp fra bestyrelsen kan lægges ind på hjemmesiden.

Gruppernes interne økonomi, f. eks. i forbindelse med arrangementer, er landsbylauget uvedkommende. Landsbylaugets bestyrelse er behjælpelig med at søge økonomiske midler.

Grupperne kan henvende sig til hvem, de vil af relevante personer for deres virke, men kan ikke udtale sig på landsbylaugets vegne.

Arbejdsgrupper og ad-hoc-grupper

Landsbylaugets bestyrelse kan nedsætte arbejdsgrupper og ad hoc-grupper til at behandle forskellige emner inden for laugets udviklingsplaner og arbejdsområder.

Formanden/koordinatoren for en arbejdsgruppe har direkte reference til et bestyrelsesmedlem.

Arbejdsgrupper er rådgivende over for landsbylaugets bestyrelse, arbejder selvstændigt med deres arbejdsområde, følger den offentlige debat og information inden for deres område, aflægger beretning på laugets møder om deres virksomhed, indstiller til lauget om evt. videre behandling.

Arbejdsgruppernes indstillinger er ikke bindende for landsbylauget. Arbejdsgrupperne kan som led i deres arbejde henvende sig til borgmester, udvalgsformænd og andre relevante personer i Sønderborg Kommune, men grupperne kan ikke udtale sig på landsbylaugets vegne.

Landsbylaugets bestyrelse orienteres om de arbejdsgrupper, der nedsættes.

Landsbylaugets bestyrelsesmedlemmer kan være medlemmer af de forskellige grupper under landsbylauget, såvel faste- som arbejds- og ad hoc-grupper.

Samarbejde udadtil og indadtil:

Formanden og/eller sekretæren deltager i Sønderborg Landsbyforums og Nordals Landsbylaugs møder som hovedregel, men andet kan aftales.

Bestyrelsens medlemmer kan have kontakt til alle instanser, såvel presse som kommunale myndigheder efter aftale med formanden, der holdes orienteret.

Bestyrelsesmedlemmerne kan frit påtage sig opgaver, de ønsker og magter.

Information:

Alle bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsessuppleanter modtager informationer fra Landdistriktsudvalget. Kræves svar, er det formandens opgave medmindre andet aftales. Formanden og den faste deltager modtager referater og informationer fra Sønderborg Landsbyforum og Nordals Landsbylaug. Formanden sender videre til øvrige bestyrelsesmedlemmer eller informerer om relevante emner derfra på næste bestyrelsesmøde.

Medlemmer informeres primært via internettet og informationstavler sat op i området.

I tilfælde, hvor breve til medlemmer husstandsomdeles via reklamebudene, ydes et honorar på 50 kr.

Generalforsamling, tillæg til vedtægternes § 6

På den ordinære generalforsamling aflægger bestyrelsen beretning om laugets virksomhed. Endvidere fremlægges regnskabet, der forinden er kontrolleret af 2 bilagskontrollanter.

Regnskabet følger kalenderåret.

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:

  1. Velkomst

  2. Valg af dirigent

  3. Bestyrelsens beretning og laugets fremtidige arbejde

  4. Forelæggelse af revideret regnskab og godkendelse

  5. Behandling af indkomne forslag

  6. Valg af medlemmer til bestyrelsen

  7. Valg af 2 suppleanter

  8. Valg af 2 bilagskontrollanter og 1 bilagskontrollantsuppleant

  9. Eventuelt

Inden generalforsamlingen begynder aftales referent og bilagstællere.

Således vedtaget på bestyrelsesmøde i Elstrup / Elstrupskov Landsbylaug den  1. Marts 2010

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *